Sistem Operasional Prosedur Pengurus/Pengelola Asrama PPLP Jabar

Sistem Operasional Prosedur (SOP) Pengelola PPLP Jawa Barat

A.     Administrasi Umum

Administrasi Umum

        Ditunjuk dan di tetapkan oleh pejabat yang berwenang di dalam pengambilan keputusan yang ada di penataan formasi kepengelolaan PPLP, ditugaskan dalam pengadministrasian non keuangan, dalam kordinasinya administrasi umum tidak terlepas dengan bagian administrasi lainnya, perencanaan kegiatan dan pelaksanaan kegiatan, pelaporan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan (DIPA) Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran APBN atau Daftar Pelaksanaan Anggaran (DPA) APBD  yang disyahkan.

Bertugas dalam mencatat dan membuat laporan setiap kegiatan yang berhubungan dengan pengadministrasian non keuangan di PPLP,  menyediakan surat surat yang di butuhkan oleh kepengurusan di PPLP, menyediakan absensi harian, form perijinan atlit, mengkordinir laporan-laporan setiap fungsi-fungsi tugas di manajemen kepengelolaan di PPLP.

Bagian administrasi juga bertugas menyimpan arsip atau dokumen yang berhubungan dengan seluruh kegiatan pelaksanaan di PPLP, antara lain : Data Prestasi setiap atlit, Data Kejuaraan berbagai event, Data Program Latihan, Bio Data Mutakhir siswa atlit.

Jam Kerja:

         Sesuai dengan jam kerja yang berlaku secara umum di PPLP, yang idealnya mulai pada jam : 08.00 s,d  16.00 WIB, namun pada pelaksanaan kerja dapat disesuaikan dengan situasi yang dibutuhkan di PPLP.

Surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan PPLP di asrama antara lain :

1.      Surat Menyurat :

Pengumuman, Dispen Akademik Atlit untuk Sekolah, Pemberitahuan,

Surat Pengantar, Undangan untuk Atlit, Pengelola, Dinas terkait dengan kegiatan PPLP, Pernyataan Atlit, Pengelola, Pelatih, Notulen Rapat PPLP.

2.      Pemeliharaan Dokumen dan Data :

1)      Arsip Surat dan dokument internal yang berhubungan dengan PPLP,

2)      Arsip Data Siswa : Bio Data Mutakhir Siswa Atlit, Data Alumni, Data Prestasi, SK Atlit

3)      Arsip Data Pengelola : Absensi Kehadiran, SK Pengelola

3.      Menyimpan/Menyiapkan Dokumen Persyaratan Kejuaraan Untuk atlit :

Kejuaraan Nasional, Kejuaraan Wilayah, Kejuaraan Daerah

4.      Menyiapkan Kebutuhan Formulir :

1)      Form surat Ijin Keluar Siswa Atlit,

2)      Form surat Ijin Pulang Siswa Atlit

3)      Form Surat Keterangan Sakit Siswa Atlit

4)      Form Bio Data untuk akademik

5)      Form Daftar hadir Rapat

6)      Form lain yang dibutuhkan sesuai dengan kondisi yang diperlukan

             Kordinasi :

Dilakukan dengan unsur pekerjaan tugas administrasi terkait yang ada di kepengelolaan PPLP,

             Tanggungjawab:

Bertanggungjawab atas laporan pelaksanaan kegiatan administrasi kepengolaan kepada Penanggungjawab PPLP.

              

                  B.   Standar Operasional Prosedur Petugas Kesehatan  

Kegiatan pembinaan yang terus dipacu untuk dikembangkan dan ditingkatkan untuk tujuan prestasi, tentu memerlukan kebugaran jasmani secara umum. Bersamaan dengan meningkatnya aktivitas latihan dan kompetisi, sakit dan cidera olahraga juga selalu terjadi dan dialami oleh para atlet pelajar PPLP Jawa Barat.

Cidera olahraga jika tidak ditangani dengan cepat dan benar dapat mengakibatkan gangguan atau keterbatasan fisik, baik dalam melakukan aktivitas hidup sehari-hari maupun melakukan aktivitas latihan. Bahkan bagi atlit cidera ini bisa berarti istirahat yang cukup lama. Oleh sebab itu sakit dan cidera olahraga tersebut tersebut haruslah mendapat palayanan dan pananganan khusus di asrama PPLP Jawa Barat. Dalam penaganan sakit dan cidera olahraga dilakukan oleh tim kesehatan dan masseur olahraga yang ada dalam pengelolaan PPLP Jawa Barat.

1.      Petugas Kesehatan

1)      Ditunjuk dan ditugaskan untuk menangani permasalahan yang berkaitan dengan kondisi kesehatan siswa atlit PPLP di asrama.

2)      Terdiri dari 3 orang, terbagi kedalam  jadwal dan waktu yang telah ditentukan oleh  team  kesehatan secara internal.

3)      Komposisi Petugas Kesehatan :

a. Penanganan Cedera Latihan dan kejuaraan

b. Penanganan Medis secara Umum

Jenis Pembagian Tugas :

1)      Penanganan cedera fisik ringan ataupun sedang ditangani oleh 2 orang, dengan pembagian waktu di tentukan oleh kedua petugas bersangkutan.

2)      Penanganan medis/pelayanan  pengobatan untuk siswa yang sakit selain  cedera fisik di tangani oleh 1 orang.

2.      Pelaksanaan Pelayanan Petugas Kesehatan

Pelayanan di mulai pada setiap jam : 08.00 s.d 20.00 WIB, terdiri dari 3 orang petugas kesehatan, yang pada selang 1 hari masing masing petugas kesehatan wajib piket malam di asrama, di mulai pada jam 19.00 s.d 06.00 WIB.

1)      Penanggulangan Siswa Atlet yang Sakit secara Umum dan Cedera Latihan.

a)      Sakit Secara Medis, petugas memberikan  pengobatan kepada siswa yang mengalami sakit dengan kategori penyakit Umum, demam, filek, flu, sakit kepala, sakit perut, luka ringan dll, dengan memberi pelayanan pengobatan yang dimilki oleh Klinik PPLP.

b)      Sakit cedera fisik setelah usai latihan maupun pertandingan yang ada kaitannya  dengan Program Latihan maupun Penyelenggaraan Kejuaraan PPLP.

2)      Pemberian Ijin Istirahat, Team kesehatan memberikan ijin kepada siswa untuk istirahat, apabila  siswa atlit yang sakit dengan kategori tanpa memerlukan perawatan dokter RS akan tetapi siswa atlet bersangkutan di haruskan untuk istirahat sementara di asrama PPLP,

3)      Pemberian Referensi, Jika siswa atlit dipandang perlu dan dinyatakan harus di tangani oleh  Dokter Umum dan harus dibawa ke rumah sakit, maka team kesehatan memberikan Surat Referensi kepada Penanggungjwab PPLP di sertai surat tembusan kepada  Orangtua Siswa dan Pelatih, berupa pemberian penjelasan dan Keterangan bahwa siswa atlit mengalami kondisi yang serius untuk ditindak lanjut oleh dokter Rumah Sakit.

 “Petugas kesehatan mengeluarkan Referensi tembusan kepada pihak Pelatih siswa bersangkutan, terkait siswa atlit yang cedera, sakit parah, berupa larangan sementara untuk untuk tidak  mengikuti latihan, jika  kondisi siswa atlit dianggap tidak memungkinkan untuk dapat latihan.”

4)      Permasalahan Sakit dan Cedera yang bukan menjadi pertanggungjawaban  Petugas Kesehatan.

Apabila pihak orang tua atau pelatih bermaksud untuk ikut menanggulangi permasalahan siswa atlet yang mengalami sakit dengan memerlukan pemeriksaan dokter ataupun penanganan dari pihak luar Lembaga PPLP, Pelatih maupun Orang Tua Atlet bersangkutan di wajibkan berkordinasi terlebih dahulu kepada Petugas Kesehatan PPLP sebelum siswa bersangkutan di bawa ke tempat yang lain. Dengan catatan pihak Petugas Kesehatan PPLP “tidak bertanggungjawab” atas semua permasalahan kesehatan siswa atlet tersebut yang akan muncul di kemudian hari, yang di akibatkan oleh penanganan dari luar PPLP.

3.      Atlit yang Menerima Pelayanan Kesehatan

1)      Pengguna pelayanan kesehatan di asrama adalah siswa atlit PPLP yang telah di syahkan sesuai dengan SK Atlit PPLP.

2)      Siswa yang mendapatkan pelayanan kesehatan di asrama :

a)      Cedera Fisik yang di akibatkan oleh Kegiatan Latihan, Kegiatan Sekolah, yang di laksanakan di asrama maupun di luar Lingkungan Asrama PPLP.

b)      Sakit setelah mengikuti sekolah dan latihan, Pertandingan/kejuaraan ataupun kegiatan yang berhubungan dengan Program PPLP, dilaksanakan di dalam maupun di luar Asrama PPLP.

3)      Siswa atlit yang mengikuti kegiatan pertandingan dan latihan diluar kegiatan program PPLP tidak berhak mendapatkan pelayanan dari bagian team kesehatan PPLP, kecuali dengan mendapatkan intruksi langsung dari pejabat yang berkaitan dengan PPLP.

4.      Laporan Petugas Kesehatan PPLP

Pada setiap akhir bulan petugas kesehatan PPLP melaporkan hasil penanganan kesehatan kepada Penanggungjawab PPLP, laporan berisi :

a)      Jumlah siswa yang sakit dalam setiap bulan.

b)      Jumlah persediaan obat yang tersisa dan yang telah dugunakan.

c)      Rata-rata jenis penyakit yang sering di alami oleh siswa atlit selama berada di Asrama.

d)      Rata-rata jenis cedera yang biasa terjadi pada semua siswa atlit.

e)      Jumlah siswa atlit yang ditangani oleh dokter rumah sakit.

f)       Lain-lain yang perlu di laporkan.

Catatan :

Laporan di buat dalam  dua bagian :

1. Laporan Harian Personal, di buat dan di sajikan per bulan kepada Penanggung jawab  PPLP melalui Bidang Administrasi Umum.

2. Laporan Perbidang, yaitu Laporan Bidang Kesehatan yang di  buat dan di sajikan per Tri Wulan,  kepada Penanggungjawab PPLP melalui Bidang Administrasi Umum.

     C.   Standar Operasional Prosedur Pengelola Transportasi

     Sekolah dan Latihan Siswa Atlit PPLP Jabar

a.  Antar Jemput Sekolah dan Latihan

                  Pengemudi bertugas dalam mengantar siswa atlit ke sekolah maupun ke tempat latihan :

 Dengan jadwal yang tetapkan :

            Senin s,d Jumat : Keberangkatan sekolah SMP dan SMA di mulai dari  jam : 06.00 WIB siswa atlit telah harus diberangkatkan ke sekolah.

a.       Penjemputan Sekolah : jam : 12.00 WIB untuk SMA,

b.      Jadwal kepulangan sekolah untuk SMP pada hari Senin s.d Kamis yaitu Jam : 13.00 WIB,

c.       Hari Jum’at penjemputan sekolah secara keseluruhan yaitu jam : 11.00 WIB.

Senin – Kamis Jadual kepulangan SMA, Jam : 14.45 WIB.,

d.      Hari Jum’at kepulangan sekolah untuk SMA adalah jam : 10.45 WIB.

e.       Senin s.d Jumat Keberangkatan latihan untuk seluruh siswa PPLP  yaitu jam: 14.15 WIB, dan jadual kepulangan jam : 18.15 WIB.

        Untuk hari sabtu jadual latihan mengikuti jadual masing-masing cabor, dikarenakan ada sebagian cabor yang latihannya diliburkan. Dengan jumlah bus sebanyak 2 unit, kami membagi penumpang bus menjadi 2 (dua) kelompok.

        Bus dengan 1 : no. polisi D 7131 C ( BUS 31 ) cabor Taekwondo, Atletik, dan Karate. Bus 2 :  dengan no. polisi D 7132 C ( BUS 32 ) caborPencakSilat, Panahan, Judo, danGulat. Hal tersebut di lakukan untuk memudahkan pengecekan kepada siswa PPLP.

b.  Pengaturan Jadwal  Operasional  BUS

Operasional bus PPLP disesuaikan dengan kepentingan jadwal sekolah dan latihan yang berlaku, pengemudi BUS berjalan sesuai dengan mekanisme Jadual yang di atur oleh kesepakatan pihak fungsi pelayanan transfortasi,  untuk pelayanan operasional antar jemput sekolah dan latihan sejauh ini berjalan sesuai dengan semestinya, melalui pengaturan pembagian tugas pengemudi Bus, masing-masing pengemudi menerima rotasi jadwal secara bergilir, untuk menyamaratakan seluruh pengemudi atas semua kendaraan bus yang dipergunakan.

c.      Kordinasi Pengelola Tranportasi

Pengelola transportasi dapat berkordinasi dengan pihak guru, pelatih, keamanan, pengurus/pengelola PPLP Jawa Barat yang ada di asrama, berguna untuk menjaga stabilitas dan control aktivitas yang dilaksanakan oleh siswa atlit, baik di sekolah maupun di tempat latihan.

d.    Laporan oiperasional Pengelola Bus Antar jemput Sekolah dan Latihan atlit PPLP jawa Barat

           Sedikitnya laporan operasional bus di laksanakan pada setiap akhir bulan, isi laporan dapat berupa hasil kegiatan operasi selama bus dijalankan, uraian laporan dapat berupa berbagai permasalahan yang di alami oleh operasional bus, biaya bahan bakar, biaya pemeliharaan, biaya lain-lain yang berkaitan dengan operasi bus dilaksanakan.

Bentuk laporan dapat berupa boundel yang berisi :

1)      Catatan operasional BUS dalam setiap bulan

2)      Catatan penumpang atlit Penumpang BUS

3)      Catatan kehadiran pengemudi BUS dalam melaksanakan kegiatan antar jemput sehari-hari

 

      D. Standar Operasional Prosedur Pengurus Asrama dan   Perlengkapan

SARANA PRASARANA  ASRAMA

Tugas Pokok :

1.      Petugas pemeliharana sarana dan fasilitas di asrama terdiri dari 2 orang.

2.      Petugas pemeliharaan asrama bertugas untuk menjaga stabilitas sarana dan fasilitas yang ada di asrama, yaitu menyangkut kebutuhan siswa atlit PPLP di asrama.

3.      Pengecekan di lakukan secara berkala dengan jadwal waktu ditentukan dalam ketentuan bagian pemeliharaan asrama.

4.      Pengecekan sarana dan fasilitas di asrama meliputi :

a.       Ruang kamar tidur siswa atlit.

Dilakukan pengecekan pada setiap hari jam : 07.30 WIB

Pengecekan meliputi :

1)      Tempat tidur atlit

2)      Lampu kamar, pakaian jemuran

3)      Kerapihan barang-barang yang dimilki siswa atlit

4)      Sampah di dalam kamar

b.      Persediaan kebutuhan air mandi.pada setiap hari jam : 07.00 WIB

Pengecekan meliputi :

1)      Pemeriksaan  persediaan air dalam  toren

2)      Pemeriksaan  saluran air

3)      Pemeriksaan  kran air di setiap kamar mandi.

c.       Kondisi lampu-lampu ruangan dan kamar. Jika diperlukan atau ditemukan ada beberapa lampu tidak menyala.

d.      Saluran pembuangan air, jka ditemukan masalah dengan  kelancaran pembuangan pada saluran air.

1)      Pemeriksaan septik tank

2)      Saluran pembuangan air di kamar  mandi

3)      Saluran pembuangan air secara umum

e.       Kebersihan ruangan dan lingkungan asrama.

Memeriksa ruangan yang masih kotor dan belum di bersihkan yaitu :

1)      Ruangan kantor

2)      Ruangan fitnes

3)      Dapur

4)      Ruangan  tamu depan

5)      Lantai luar, bawah dan atas

6)      Pemeriksaan  kotoran sampah  yang berada di lingkungan  asrama.

f.       Peralatan yang berada di asrama.

1)      Alat Fitnes,

2)      Sapu dan Lap Pel

3)      Furniture

4)      Peralatan Kantor

5)      Peralatan Latihan yang Berada di Asrama

6)      Mesin Rumput

g.  Laporan:

       Melaporkan berbagai hal yang berhubungan dengan kondisi di asrama, yang di anggap bermasalaha serta dapat mengganggu pada kebutuhan di asrama, melaporkan kondisi barang atau fasilitas yang perlu diperbaiki.

Laporan di buat dan di serahkan sesuai dengan kondisi yang di butuhkan, sekurang-kurangnya laporan administratif di lakukan setiap 1bulan sekali kepada penanggungjawab PPLP.

Pengurus  Sarana prasana Asrama Bertanggungjawab kepada Penanggungjawab PPLP.

      E.   Standar Operasional Prosedur Keamanan Asrama PPLP Jabar

Keamanan bertugas melayani siswa siswi atlit di asrama PPLP untuk memberikan kenyamanan, keamanan, penertiban dan menerima pengaduan, menyangkut kejadian-kejadian yang di alami oleh atlit di asrama, hal ini biasa terjadi di waktu-waktu  malam hari, selepas siswa atlit telah melakukan  kegiatan  latihan, mereka pulang ke kamar masing-masing untuk beristirahat.

           Pengaduan yang biasa diterima oleh petugas keamanan antar lain :

1.      Keluahan fasilitas kamar dan air bersih yang di butuhkan oleh siswa

2.      Kehilangan barang maupun uang yang di duga terjadi di dalam kamar

3.      Siswa siswi tiba-tiba mengalami sakit di malam hari.

4.      Keterlambatan kiriman konsumsi makan pagi

5.      Meminta obat ketika petugas bagian kesehatan tidak berada di tempat atau petugas kesehatan  telah lewat  jam kantor atau pulang kantor.

          Jam kerja dan jadwal keamanan sesuai dengan jadwal yang tertera dan berlaku atas kesepakatan bersama dengan team keamanan bersangkutan,   Masing-masing memiliki jumlah jam kerja 24 jam. Personil Petugas Pengawasan keamanan jam 09.00 sd 19.00 jumlah prsonil 1 orang.  Sedangkan untuk malam hari keamanan di bantu oleh satu orang pengurus/pengelola yang telah di jadwalkan, hingga  jumlah personil petugas dalam mengawasi asrama menjadi 2 orang hingga pagi.

1)      Tugas Pokok Keamanan

1)      Mengawasi aktivitas keluar masuknya siswa atlit di asrama

2)      Tindakan, Penanganan Pelanggaran siswa atlit terhadap peraturan PPLP di asrama

3)      Pengawasan lingkungan asrama

4)      Menerima dan mengawasi pengunjung asrama,

5)      Menerima keluar masuknya surat menyurat serta paket barang ke asrama

2)      Jam Kerja

Jam kerja dan jadwal keamanan sesuai dengan jadwal yang tertera dan berlaku atas kesepakatan bersama dengan team keamanan bersangkutan,   Masing-masing memiliki jumlah jam kerja 24 jam.

·      Personil Petugas Pengawasan keamanan jam 09.00 sd 09.00 jumlah prsonil 1 orang.

·      Jumlah pendampingan personil tugas keamanan dari pengurus/pengelola pada setiap  malam hari 1 orang, berlaku secara bergiliran sesuai jadwal yang disepakati.

·      Jam istirahat keamanan dapat diatur secara bergiliran oleh petugas piket bersangkutan, sesuai dengan kondisi yang ada.

3)      Mekanisme Kerja Keamanan

Pukul : 09.00 WIB, yaitu konfirmasi catatan laporan pengawasan dari petugas pertama kepada petugas kedua. Jika diperlukan Keamanan melakukan  pengecekan  ulang  pada setiap kamar kalau-kalau terdapat suatu hal yang menjadi permasalahan peraturan PPLP.

Jam kerja dan jadwal keamanan  sesuai dengan jadwal yang tertera dan berlaku atas kesepakatan bersama dengan team keamanan bersangkutan. Masing-masing memiliki jumlah jam kerja 24 jam

1.      Jam 09.00 sd jam 18.00 sistem berlaku pengawasan pasiv dan siaga

2.      Jam 22.00 pemberlakuan menutup akses keluar masuk ruang tidur lantai atas dan lantai bawah.

3.      Jam 23.59 pemberlakuan kontrol area antara lantai atas dengan lantai bawah

4.      Jam 01.30 kontrol area lingkungan asrama bagian luar dengan batas wilayah sekeliling gedung asrama beserta halaman parkir asrama.

5.      Jam 05.45 membangunkan siswa atlit untuk mempersiapkan sekolah

6.      Pukul : 09.00 WIB Tahap V, yaitu kordinasi dan serahterima tugas piket kepada petugas lanjutan, Pemeriksaan laporan pengawasan dari petugas lepas oleh petugas lanjutan.

7.      Serah terima tugas dilaksanakan pada setiap pagi jam 09.00 WIB menjelang lepas piket petugas pertama.

8.      Petugas piket lama tidak diperbolehkan meninggalkan pos penjagaan sebelum petugas piket lanjutan telah berada di tempat, perkecualian bilamana petugas lama memilki kepentingan yang harus segera maka petugas lanjutan harus sudah berada di Pos Jaga, minimal 30 menit sebelum penjaga lama meninggalkan asrama.

4)      Catatan Mutasi Keamanan/ Administrasi Keamanan

1)       Keamanan melakukan pencatatan  setiap keluar masuknya siswa siswi atlit PPLP dari Asrama.

2)       Keamanan mencatat setiap keluar masuknya Surat, Dokumen, Paket, Barang-barang, barang tititpan yang masuk ke Asrama.

3)       Keamanan melayani, menangani, menerima mencatat, setiap pengunjung yang berkepentingan dengan siswa atlit PPLP, termasuk yang berkepentingan dengan Pengurus/Pengelola PPLP.

4)       Hal hal yang rutin untuk di catat oleh petugas keamanan menyangkut keperluan atlet:

a.      Ijin pulang,

Ijin pulang diberikan kepada siswa atlit di karenakan adanya alasan yang jelas

menyangkut :

v Acara libur yang di jadwalkan peraturan PPLP.

§  Liburan Sekolah

§  Liburan Puasa

§  Liburan Hari Raya Idul Fitri dan Idul Adha

§  Liburan lain-lain atas Kebijakan PPLP

v Kondisi kesehatan yang dialami siswa/siswi atlit, setelah siswa/siswi atlit  bersangkutan telah mendapat penanganan oleh bagian kesehatan, selanjutnya ijin pulang dikordinasikan ke Penanggung jawab PPLP.

v Pengurusan persyaratan dan administrasi untuk sekolah

v Pengurusan persyaratan administrasi persiapan kegiatan kejuaraan, baik Program PPLP maupun Event Pengcab siswa bersangkutan (disertai surat pengantar pengcab/dareah terkait dan harus mendapat ijin dari Penanggungjawab PPLP).

v Keperluan darurat menyangkut kepentingan keluarga yang tidak dapat ditunda.

§  Salah satu anggota keluarga atlit ada yang sakit

§  Salah satu anggota keluarga meninggal dunia

§  Ada selamatan keluarga dll.

Catatan :

Selama tidak bertentangan dengan jadwal program kegiatan PPLP yang tidak dapat ditinggalkan atau telah mendapatkan ijin Kepengurusan PPLP  diketahui oleh Penanggungjawab PPLP.

b.      Ijin Keluar

Permohonan ijin keluar menyangkut acara dengan pihak pelatih, penanggungjawab cabor, keluarga, di luar program kegiatan PPLP, yang mengakibatkan keterlambatan waktu kembalinya ke asrama dengan batas yang ditentukan PPLP sebelumnya siswa atlit dengan penanggungjawab acara bersangkutan dapat berkordinasi dengan pihak pengurus PPLP.

c.       Laporan keluhan dan pengaduan siswa-siswi atlit yang berkaitan dengan lingkup tindakan tugas keamanan,  antara lain :

1.       Pengaduan kehilangan barang maupun uang milk siswa bersangkutan selama berada di asrama.

2.       Keluhan atas terganggunya siswa-siswi atlit dari ketidak tertiban, kenakalan, perbuatan tidak terpuji oleh sesama siswa atlit lainnya selama berada di asrama PPLP.

1) Kordinasi Keamanan

1.      Internal

Dalam mendukung kelancaran tugas keamanan, pada pelaksanaannya Keamanan dapat berkordinasi dengan fungsi-fungsi tugas pengurus PPLP yang lainnya, yang ada di kepengurusan PPLP, dalam hal ini :

1)      Tindakan terhadap Pelanggaran siswa yang berhubungan dengan  urusan sekolah, Keamanan berkordinasi dengan Bagian Akademik.

2)      Pengaduan siswa atlit menyangkut kondisi kesehatan yang di alami oleh siswa, keamanan dapat berkordinasi dengan Bagian Kesehatan.

3)      Konfirmasi keamanan kepada orangtua siswa dan pelatih, kebutuhan informasi data, keamanan dapat berkordinasi dengan Bagian Administrasi Umum.

4)      Untuk membantu kebutuhan atlit menyangkut perbaikan, penggantian perlengkapan dan peralatan di asrama, keamanan dapat berkordinasi dengan Pengurus asrama PPLP Bagian Sarana prasarana.

2.      External

1)      Bersama dengan pihak keamanan wilayah setempat, dalam hal sosialisasi perubahan dan penambahan ketentuan dan peraturan baru menyangkut pengamanan area asrama PPLP berkodinasi dengan keamanan BPTP-KPK..

2)      Peraturan batas waktu jam keluar masuknya tamu asrama PPLP berkodinasi dengan keamana BPTP-KPK.

3)      Sosialisasi dan kerjasama menegakan Peraturan dan ketentuan tatib dan etika yang dikenakan untuk siswa atlit di Asrama PPLP, baik peraturan yang di buat oleh Kepengurusan PPLP maupun pihak BPTP-KPK.

2)      Pertanggungjawaban Keamanan

Keamanan asrama PPLP bertanggungjawab langsung kepada Pejabat Penanggungjawab PPLP atas tugas pokok harian yang telah dilaksanakan, Disertai Laporan Pertanggungjawaban Kemanan dalam setiap akhir bulan, atau sekurang-kurangnya per triwulan

3)      Laporan Keamanan :

1)       Daftar hadir keamanan untuk akhir bulan dan draf daftar hadir awal bulan berikutnya.

2)       Jadwal Tugas Keamanan bulan sebelumnya termasuk draf jadwal keamanan untuk awal bulan berikutnya.

3)       Aktivitas Tamu yang berkunjung ke asrama PPLP.

Tamu yang berkunjung ke asrama PPLP, yaitu tamu Pengurus/Pengelola PPLP maupun Tamu Siswa Atlit.

4)       Surat-surat/Dokumen/Paket yang masuk Asrama

Laporan jumlah surat, dokumen dan barang yang masuk ke asrama

5)       Permasalahan siswa atlit yang terjadi di Asrama PPLP dapat berupa :

(1)     Laporan Kehilangan

a)      Barang

b)      Uang

(2)     Laporan Pelanggaran :

a)   Pelanggaran ringan

·      Disiplin

·      Etika

b) Pelanggaran Sedang

·      Kenakalan Mendekati Unsur Kriminal

c)  Pelanggaran Berat

·      Pelanggaran Darurat

(3)     Laporan Siswa Atlit yang Pulang dari Asrama PPLP.

(4)     Laporan Siswa yang sakit :

Laporan pengaduan/keluhan siswa yang sakit, Jumlah siswa yang sakit pada setiap dilakukan pengecekan kamar siswa.

Catatan :

Laporan dapat berupa Boundel, Vaper, Lampiran, yang memuat, Data Kuantitatif, dapat disertai Grafik, Tabel, Gambaran maupun ringkasan keseluruhan aktivitas kerja yang berkaitan dengan fungsi Keamanan/Pengamanan PPLP.

6)       Laporan dipertanggungjawabkan serta diserahkan kepada Penanggung jawab PPLP, dibuat setiap akhir bulan atau sekurang-kurangnya per 3 bulan sekali.

4)      Perubahan Jadwal dan Pertukaran Pasangan Tugas.

Hal ini dapat diatur sendiri oleh pihak keamanan, setelah sebelumnya mengadakan forum rapat internal keamanan, melalui musyawarah dan mufakat hingga tercapai kesepakatan bersama, maka jadwal tugas dianggap syah untuk dilaksanakan sebagai jadwal tugas Keamanan, adapun pertukaran mitra tugas dapat berlangsung pada setiap 1 bulan sekali, 2 bulan atau 3 bulan sekali, disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan yang ada, dengan metode pergantian Perputaran Pasangan, masing-masing personil akan dipertemukan/dipasangkan dengan personil lainnya, agar tercipta rasa kesetaraan dan kebersamaan di antara sesama anggota keamanan.